Toepassingsgebied
Omgang met vertrouwelijke informatie betreffende cliënten en organisaties.
Doelen
1. Op zorgvuldige wijze omgaan met vertrouwelijke informatie.
2. Verwerken van persoonsgegevens volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).
Wet Bescherming Persoonsgegevens
De aard van ons werk brengt met zich mee dat we veel van mensen willen weten. Natuurlijk moet u de zekerheid hebben dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn. In dit Privacy Reglement geven wij u inzicht in ons privacy beleid.
Volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) gelden bij de verwerking van persoonsgegevens de volgende uitgangspunten:
a. Gerechtvaardigde grondslag
Er moet een goede reden zijn om persoonsgegevens te verwerken.
b. Doelbinding
Voor de verwerking van de gegevens dient eerst duidelijk te worden omschreven met welk doel de gegevens worden verzameld.
c. Proportionaliteitsbeginsel
De inbreuk op de belangen moeten in verhouding staan tot het doel.
d. Subsidiariteitsbeginsel
Op diegene die de gegevens verwerkt, rust de plicht binnen redelijke grenzen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van anderen te voorkomen.
e. Transparantie
De betrokkene moet ingelicht worden over het doel van de informatie en zich een oordeel kunnen vormen over de gevolgen van de ernst van de inbreuk.
f. Geheimhouding
Degene die de gegevens verwerkt, dient onnodige verspreiding van de gegevens tegen te gaan.
- Cliëntdossier
De aard van ons werk brengt met zich mee dat we een heleboel van mensen willen weten. Van telefoonnummer tot werkervaring, van burgerlijke staat tot inkomen, van opleiding tot gezondheid, dat kan allemaal relevant zijn om een goed traject (loopbaan, re-integratie, outplacement, coaching, job coaching of training) te kunnen verzorgen. De gegevens die we vanaf het moment van kennismaking en tijdens de verdere trajectuitvoering over u verzamelen, worden zowel in uw fysieke, als in uw elektronische dossier vastgelegd en bewaard. Daarnaast worden daarin alle voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens van zowel de cliënt als de opdrachtgever opgenomen.Sommige gegevens liggen gevoeliger dan andere, zoals bijvoorbeeld godsdienst, politieke kleur of afkomst. Deze gegevens worden door ons niet geregistreerd, tenzij deze voor een goede uitvoering van uw traject noodzakelijk zijn. Gevoelige gegevens die anderen aan ons overdragen, zoals medische informatie, worden door ons altijd vertrouwelijk behandeld. Als u dat wilt, kunt u inzien wat wij over u geregistreerd hebben. Onze registratie is nooit strijdig met de wet, de openbare orde of de goede zeden. Mochten er verkeerde feiten in uw dossier staan, dan heeft u recht op een aanpassing hiervan. We verstrekken geen informatie over u aan derden (aan anderen buiten onze eigen organisatie). Daarvan wijken wij alleen af als u ons daarvoor toestemming geeft óf omdat het in het belang van uw traject is of bijvoorbeeld in geval van opleiding of een test.
- UWV-cliënten
Het UWV verplicht haar opdrachtnemers tot het voeren van kwaliteitsmanagement. Dit betekent dat Vertrouwen In Bedrijf verplichte certificeringen en klantentevredenheidsonderzoeken door derden moet laten uitvoeren. In het kader van deze verplichte certificering/onderzoeken worden persoonsgegevens van UWV- cliënten zonder voorafgaande toestemming verstrekt aan de organisaties, die deze certificering/ onderzoeken t.b.v Vertrouwen In Bedrijf uitvoeren.
- Rapportage aan opdrachtgever
Indien met de opdrachtgever overeengekomen, rapporteert Vertrouwen In Bedrijf aan de opdrachtgever. Dit gebeurt mondeling of per e-mail. Alle rapportage via e-mail wordt verstuurd in PDF-formaat, zodat de ontvangende partij geen wijzigingen kan aanbrengen. Bij mondelinge rapportage wordt in het cliëntdossier hiervan een gespreksnotitie gemaakt. Elke schriftelijke rapportage wordt pas na akkoord van cliënt, naar de opdrachtgever verstuurd. Hier kan slechts bij schriftelijke overeenkomst van alle betrokken partijen en voor aanvang van de begeleiding een uitzondering op worden gemaakt. Mondelinge informatie over de voortgang van de begeleiding behoeft niet eerst aan cliënt voorgelegd te worden.
- Verwijdering gegevens
Twee jaar na datum van het laatste contact (exit gesprek) met de cliënt worden alle persoonsgegevens van de cliënt vernietigd, tenzij de cliënt schriftelijke toestemming geeft voor het langer bewaren van de gegevens of enige wettelijke bepaling een langduriger registratie voorschrijft. UWV gegevens worden in opdracht van het UWV tenminste vijf jaar bewaard.
- Subsidietraject
Indien met de opdrachtgever overeengekomen en omdat een subsidietraject dit eist, worden er gegevens van medewerkers gevraagd en opgeslagen voor de periode die het Ministerie verlangt. Deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld en desgewenst in een fysiek, als in een elektronische dossier vastgelegd en bewaard en desgewenst gedeeld met het Ministerie. Uw gegevens worden gedurende de loop van het traject of wanneer het Ministerie langdurige registratie voorschrijft, bewaard.
- Organisaties
Om een goede samenwerkingsrelatie met organisaties te kunnen opbouwen, volgen en evalueren, worden NAW-gegevens van organisaties, namen en telefoonnummer(s) van de contactperso(o)n(en), de contactmomenten, als ook uitgebrachte offertes vastgelegd. Is een opdrachtgever-opdrachtnemer relatie ontstaan, dan worden daarnaast in elk geval de voor de uitvoering van de opdracht benodigde gegevens vastgelegd en gearchiveerd.
- Geheimhoudingsverklaring (freelance) medewerkers en samenwerkingspartners van Vertrouwen In Bedrijf, Cliëntdossiers en specifieke informatie over organisaties zijn uitsluitend toegankelijk voor (freelance) medewerkers van Vertrouwen In Bedrijf indien dit voor de uitvoering van de functie noodzakelijk is. De (freelance) medewerkers van Vertrouwen In Bedrijf hebben dit privacyreglement door ondertekening onderschreven. Ook eventuele samenwerkingspartners die uit hoofde van hun werkzaamheden van cliëntgegevens kunnen kennisnemen, zoals bijvoorbeeld de systeembeheerder, hebben hun strikte geheimhouding van alle gegevens over cliënten en organisaties d.m.v. een geheimhoudingsverklaring ondertekend.