Een melding bij een vertrouwenspersoon is een uitnodiging tot een gesprek en geen klacht
Een aantal situaties waarin ik werd gebeld door een bedrijven (geen van allen klant) want er was stront aan de knikker.
Situatie: Ik word gebeld door iemand die een officiële klacht aan de broek krijgt. Of ik deze persoon als externe VP wil bijstaan. Het betreft een klacht omtrent een arbeidsgeschil; wat niet bij ons takenpakket hoort. De interne VP (niet opgeleid, geen ervaring) neemt deze klacht in behandeling met als gevolg verkeerde adviezen en een klacht doorgestuurd naar het hoogste orgaan binnen de organisatie.
Gevolg: verkeerde verwachtingen bij de melder, (emotionele) schade voor alle partijen, incl. organisatie.
Situatie: Een organisatie vraagt of ik hun externe vertrouwenspersoon wil worden. Met als enige voorwaarde; iemand anders in de organisatie zou bepalen óf én wanneer een melder met mij in gesprek mag gaan.
Gevolg: Ik heb bedankt voor deze klus.
Situatie: Ik krijg een melding van iemand die beschuldigd wordt van ongewenst gedrag en mij als externe VP vraagt.
De organisatie heeft geen vertrouwenspersoon, schiet in de stress en stelt per direct een VP aan. Deze gaat mee in de officiële klacht. De-escalatie blijkt niet meer mogelijk want de klacht lag er.
Gevolg; alleen maar verliezers (emotioneel en financieel)
Zie een melding als een uitnodiging
Het waarborgen van een veilige en respectvolle werkomgeving is verplicht.
Ongewenst gedrag, zoals pesten, discriminatie, geweld of (seksuele) intimidatie heeft ernstige gevolgen voor het welzijn en productiviteit van medewerkers. Nog sterker 1/3 van ons verzuim houdt verband met ongewenst gedrag.
Te vaak wordt het melden van ongewenst gedrag direct gezien als officiële klacht. Wanneer je het kan zien als uitnodiging tot een open en vertrouwelijk gesprek dan ontstaat er een andere sfeer en meer ruimte voor een oplossing. Besef dat de veroorzaker zich vaak niet bewust is van hoe de ander het gedrag ervaart.
Vertrouwenspersonen fungeren als tussenpersoon die luistert, ondersteunt en begeleidt. Ze bieden een veilige omgeving waarin medewerkers ervaringen kunnen delen en op zoek gaan naar oplossingen. Dat betekent dat willen wij ons werk goed kunnen doen dat er wederzijds vertrouwen nodig is over een juiste afhandeling, over anonimiteit en geheimhouding.
Melding als uitnodiging tot gesprek
Bij meldingen over ongewenst gedrag gaat het vooral om het gevoel dat de gebeurtenis bij de melder teweegbrengt. We luisteren en ondersteunen de melder en kijken welke oplossingen er zijn.
De wens van een melder is vaak alleen maar ‘ik wil dat ik begrepen word, en ik wil dat het stopt’.
Neem een melding serieus, wees nieuwsgierig
Door meldingen serieus te nemen en niet direct in de paniek te schieten. Door niet te werken van uit angst maar vertrouwen, werk je als organisatie proactief aan een gezonde werkomgeving.
En even voor alle duidelijkheid:
1. Nee als directeur, dochter van de directeur, HR manager moet je dit niet willen
2. Nee het is geen functie die je er even bijdoet
3. Nee het is geen eenvoudige functie als je het goed wilt doen
4. Ja een opleiding is geen luxe
5. Ja ik ben voor een interne vertrouwenspersoon, maar de melder moet kunnen kiezen met wie deze wil praten!
6. En ja, soms is een officiële klacht de enige optie
Ik sta altijd naast de melder maar ben nooit tegen de organisatie daarom werk ik alleen met bedrijven die mijn rol serieus nemen.
