Een veilige werkplek: meer dan regels en geen “Quick Fix”

Nog steeds worden we overspoeld met verhalen over grensoverschrijdend en ongewenst gedrag op de werkvloer. Hoe kan dit? Is onze organisatie beter en gezelliger dan bij de buren?
Het creëren van veilige en gezonde werkomgeving is geen “quick fix”.
Het staat, denk ik wel vast dat het voorkomen van ongewenst gedrag cruciaal is. Maar hoe dan? En is de huidige aanpak voldoende?

De Impact van grensoverschrijdend gedrag

Grensoverschrijdend gedrag heeft enorme impact, zowel op de melder, als de beschuldigde/veroorzaker, als de collega’s.
Het zou goed zijn om onderscheid te maken tussen een melding en een klacht. Bij een officiële klacht van ongewenst gedrag hoort doorgaans een officieel onderzoek. Inclusief hoor en wederhoor. Afhankelijk van de uitkomst variëren maatregelen. In sommige gevallen kan dit leiden tot ontslag. Zulke maatregelen moeten goed onderbouwd zijn.
Bij een melding is er vaak nog ruimte voor verbinding en een gezamenlijke oplossing. Je hoopt dat een melder in gesprek durft te gaan met de veroorzaker of zijn leidinggevende of HR of anders de weg weten naar de vertrouwenspersoon.
Nu worden door organisaties (en melders) vaak klacht en melding door elkaar gebruikt. De organisatie behandelt een melding direct als klacht. Kans op de-escalatie is hierdoor minimaal.
Een melder wil vaak maar een ding; dat het gedrag stopt, dat de veroorzaker luistert en begrip toont voor wat het heeft gedaan met de ander. Hij overziet niet dat er meerdere opties zijn om de relatie te verbeteren. Of impact voor alle partijen is als er een officiële klacht wordt ingediend.

(Ernstig) verwijtbaar handelen?

Bij de beoordeling of een werknemer verwijtbaar heeft gehandeld, wordt gekeken naar verschillende aspecten:
  1. Bedrijfscultuur: Wat is de heersende cultuur binnen het bedrijf?
  2. Afhankelijkheidspositie: Is er sprake van een afhankelijkheidsrelatie tussen melder en veroorzaker?
  3. Rol werkgever: Heeft de werkgever de melding opgevolgd en hoe?
  4. Eerdere waarschuwingen: Is de werknemer eerder gewaarschuwd?
  5. Beleid: Was het duidelijk dat het gedrag ongewenst was en werd dit ondersteund door beleid?

Rol werkgever

Als werkgever ben je verantwoordelijk om ontslag vanwege ongewenst gedrag zoveel mogelijk te voorkomen. Preventief beleid is dan essentieel. Bijvoorbeeld door (on)gewenst gedrag op te nemen in de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E). Maar ook het opstellen van gedragsregels, aanstellen van een (interne/externe) vertrouwenspersoon en het invoeren van een duidelijke klachtenprocedure hoort hierbij.
(On)gewenst gedrag verdient een plek op de agenda. Leidinggevende, management spelen hierbij een cruciale rol. Naast de voorbeeldfunctie moeten zij uitdragen dat ze graag willen horen wat er speelt. Zelfs, (en nog beter) vooral als het over jou gaat. Dat betekent dat leidinggevende getraind moeten worden om signalen te herkennen en (on)gewenst gedrag bespreekbaar te maken.

De Vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon ondersteunt bij het aanpakken en voorkomen van ongewenst gedrag (zij zijn niet verantwoordelijk!).
Taken van een vertrouwenspersoon:

  • Adviseren en ondersteunen van directie en management.
  • Opstellen protocollen en klachtenprocedure.
  • Opvangen en ondersteunen medewerkers die ongewenst gedrag ervaren.
  • Registreren meldingen en zoeken naar informele oplossingen.
  • Informeren en begeleiden van medewerkers bij een klacht.
  • Doorverwijzen naar hulpverlenende instanties.
  • Schrijven van een jaarverslag (incl. het doen van aanbevelingen).
  • (en eventueel het organiseren van trainingen en workshops).

Stimuleren van Gewenst Gedrag

We hebben het nu vooral over ongewenst gedrag. Toch ligt de sleutel tot een veilige werkomgeving in het stimuleren van respectvol en gewenst gedrag. Dit vraagt om blijvende investering in tijd en geld.
Geef de volgende punten aandacht:

  • Visie en Beleid
    Formuleer gewenst gedrag en maak het onderdeel van de visie van de organisatie.
  • Samen
    Gewenst gedrag gaat over de hele organisatie. Het begint aan de top, maar uiteindelijk is iedereen verantwoordelijk.
  • Stel een vertrouwenspersoon aan.
    Liefst meerdere, kunnen kiezen met wie je wilt praten, verlaagt de drempel
  • Trainingen en Workshops
    Faciliteer trainingen en workshops
  • Bespreekbaar
    Maak (on)gewenst gedrag bespreekbaar, vergroot het bewustzijn.
  • Tevredenheidsonderzoek
    Doe een onderzoek naar ervaringen rondom (on)gewenst gedrag, communicatie en deel de resultaten met de medewerkers.

In het kort

Bij het creëren van een veilige en gezonde werkomgeving moet de nadruk liggen op gewenst gedrag.
En er moet bewustwording zijn jouw grenzen niet die van een ander zijn. We moeten leren oprecht nieuwsgierig te zijn om dit te willen horen en gestimuleerd worden om dit te mogen vertellen.

Meer weten over onze trainingen voor leidinggevenden, ondersteuning van interne vertrouwenspersonen of het opzetten van een Veilig Werken Campagne, stuur ons dan een mail
Annemieke Kirch

Weten wie je voor gingen? Wie zijn onze klanten?

Nieuws afbeelding