Een melding is een uitnodiging tot gesprek

Een melding bij een vertrouwenspersoon is een uitnodiging tot een gesprek en geen klacht

Een aantal situaties waarin ik werd gebeld door een bedrijven (geen van allen klant) want er was stront aan de knikker.

Situatie:  Ik word gebeld door iemand die een officiële klacht aan de broek krijgt. Of ik deze persoon als externe VP wil bijstaan. Het betreft een klacht omtrent een arbeidsgeschil; wat niet bij ons takenpakket hoort. De interne VP (niet opgeleid, geen ervaring) neemt deze klacht in behandeling met als gevolg verkeerde adviezen en een klacht doorgestuurd naar het hoogste orgaan binnen de organisatie.
Gevolg:  verkeerde verwachtingen bij de melder, (emotionele) schade voor alle partijen, incl. organisatie.

Situatie: Een organisatie vraagt of ik hun externe vertrouwenspersoon wil worden. Met als enige voorwaarde; iemand anders in de organisatie zou bepalen óf én wanneer een melder met mij in gesprek mag gaan.
Gevolg: Ik heb bedankt voor deze klus.

Situatie: Ik krijg een melding van iemand die beschuldigd wordt van ongewenst gedrag en mij als externe VP vraagt.
De organisatie heeft geen vertrouwenspersoon, schiet in de stress en stelt per direct een VP aan. Deze gaat mee in de officiële klacht. De-escalatie blijkt niet meer mogelijk want de klacht lag er.
Gevolg; alleen maar verliezers (emotioneel en financieel)

Zie een melding als een uitnodiging

Het waarborgen van een veilige en respectvolle werkomgeving is verplicht.
Ongewenst gedrag, zoals pesten, discriminatie, geweld of (seksuele) intimidatie heeft ernstige gevolgen voor het welzijn en productiviteit van medewerkers. Nog sterker 1/3 van ons verzuim houdt verband met ongewenst gedrag.
Te vaak wordt het melden van ongewenst gedrag direct gezien als officiële klacht. Wanneer je het kan zien als uitnodiging tot een open en vertrouwelijk gesprek dan ontstaat er een andere sfeer en meer ruimte voor een oplossing. Besef dat de veroorzaker zich vaak niet bewust is van hoe de ander het gedrag ervaart.

Vertrouwenspersonen fungeren als tussenpersoon die luistert, ondersteunt en begeleidt. Ze bieden een veilige omgeving waarin medewerkers ervaringen kunnen delen en op zoek gaan naar oplossingen. Dat betekent dat willen wij ons werk goed kunnen doen dat er wederzijds vertrouwen nodig is over een juiste afhandeling, over anonimiteit en geheimhouding.

Melding als uitnodiging tot gesprek

Bij meldingen over ongewenst gedrag gaat het vooral om het gevoel dat de gebeurtenis bij de melder teweegbrengt. We luisteren en ondersteunen de melder en kijken welke oplossingen er zijn.
De wens van een melder is vaak alleen maar ‘ik wil dat ik begrepen word, en ik wil dat het stopt’.

Neem een melding serieus, wees nieuwsgierig

Door meldingen serieus te nemen en niet direct in de paniek te schieten. Door niet te werken van uit angst maar vertrouwen, werk je als organisatie proactief aan een gezonde werkomgeving.

En even voor alle duidelijkheid:
1. Nee als directeur, dochter van de directeur, HR manager moet je dit niet willen
2. Nee het is geen functie die je er even bijdoet
3. Nee het is geen eenvoudige functie als je het goed wilt doen
4. Ja een opleiding is geen luxe
5. Ja ik ben voor een interne vertrouwenspersoon, maar de melder moet kunnen kiezen met wie deze wil praten!
6. En ja, soms is een officiële klacht de enige optie

Ik sta altijd naast de melder maar ben nooit tegen de organisatie daarom werk ik alleen met bedrijven die mijn rol serieus nemen.

Annemieke Kirch

Veiligheid mag nooit een luxe zijn

Iedere werknemer krijgt recht op een vertrouwenspersoon nu het initiatiefwetsvoorstel tot verplichtstelling van vertrouwenspersonen is aangenomen door de Tweede Kamer. Een goede zaak want veiligheid mag nooit een luxe zijn maar wel met een kanttekening. Uit ervaring weet ik dat het inzetten van een vertrouwenspersoon helpt. Helpt om mensen weer met elkaar in gesprek te laten gaan, helpt om te de-escaleren, helpt om een klacht te voorkomen.
Maar wie zit er op de rompslomp te wachten. En hoe kies je een VP die bij de organisatie past. Want deze nieuwe ‘hype’ zorgt er ook voor dat iedereen ineens VP wil worden. De opleiding voor vertrouwenspersonen zit voor de komende twee jaar vol maar wat zegt dit over de kwaliteit?

Wil je echt investeren of een moetje?

‼️Dus…. als het dan toch moet, doe het dan goed. Als je echt wilt investeren in een goede vertrouwenspersoon. Zoek een vertrouwenspersoon die bij de organisatie past. Die je (inderdaad) vertrouwt; ook als deze met een melding van ongewenst gedrag aan je bureau staan. Besef dat een niet goed opgeleide, ervaren vertrouwenspersoon meer schade aanricht dan voordeel oplevert!
Een vertrouwenspersoon die geen actieve rol mag vervullen, heeft geen enkele nut. Met Vertrouwen In Bedrijf werken, betekent samenwerken en samen werken aan een veilige en sociale werkplek.
Dat betekent ook dat we zeker weten dat we een toegevoegde waarde zijn voor een organisatie.

Rompslomp

En bang voor de rompslomp is echt niet nodig. Een goede VP helpt met gedragscodes en protocollen, komt met een actieplan, een jaarverslag en doet aanbevelingen en geeft bewustwordingssessies en waar gewenst trainingen voor leidinggevenden.

Die rompslomp ontstaat pas als je het niet goed regelt.

✅Als externe vertrouwenspersoon komen we bij veel (internationale) bedrijven? De kleinste heeft 15 medewerkers en de grootste 1.000 duizend. Bij Vertrouwen In Bedrijf werken we met meerdere vertrouwenspersonen omdat kunnen kiezen voor een melder belangrijk is.
We trainen leidinggevenden, geven bewustwordingssessies en zorgen voor goede up-to-date documenten.

Veiligheid mag nooit een luxe zijn!

Terugkijken en dan vooruit

Wat een jaar wat een jaar

Ik kijk altijd liever vooruit dan achteruit maar 2022 was als vertrouwenspersoon een gedenkwaardig en rumoerig jaar.
In januari 2022 zat ik met mijn collega Jan Aalbers op Aruba en Bonaire om 22 vertrouwenspersonen op te leiden als vertrouwenspersoon. Een functie die tot die tijd nog niet bestond op de eilanden. Toen de uitzending van BOOS Nederland (en Aruba) op zijn grondvesten liet schudden. Nu kan ik als VP natuurlijk alleen maar toejuichen dat er aandacht is voor (on)gewenst gedrag.
Het ene schandaal is nog groter dan het andere. Maar met alle media-aandacht en de hoeveelheid meldingen lijkt de nuance en zorgvuldigheid te verdwijnen. We buitelen over elkaar om kant te kiezen. En nemen alles aan voor waar.
Onafhankelijk onderzoek is hierdoor nauwelijks meer mogelijk. Met alle gevolgen voor melders én (vermeende) daders.

Achteruit kijkend waren er veel moedige meldingen over grensoverschrijdend gedrag, intimiderende leidinggevenden en pestende collega’s.
Melders die bang waren hun baan te verliezen, bang om niet geloofd te worden. En vaak lang wachtten tot ze hun verhaal durfden te vertellen.
Bedrijven die adequaat reageerde en vooral in alle openheid probeerde naar oplossingen te kijken. Bedrijven die alle energie staken om alles onder de mat te vegen. Om vaak van een koude kermis thuis te komen.
Maar ook een casus waar ik aan de kant van een vermeende dader stond. En zo duidelijk bleek dat elk verhaal ook een andere kant kent.

2023

Maar zoals ik al zie. Ik kijk liever vooruit. De bedrijven waar ik mee werk, zijn allemaal bereid te investeren in een veilige en sociale werkomgeving. We moeten niet de illusie hebben dat we ongewenst gedrag kunnen voorkomen, want waar gewerkt wordt, vinden we elkaars grenzen. Het is vooral belangrijk dat we met elkaar in gesprek gaan over gewenst gedrag en nieuwsgierig zijn naar hoe de ander iets ervaart.

2023 start voor ons weer met een bezoek aan Aruba en Bonaire. En verder hoop ik weer veel betrokkenen, medewerkers en organisaties bij te staan. Met als doel samenwerken en samen werken aan een veilige werkomgeving. En natuurlijk! Het voorkomen van verzuim en vertrek van medewerkers door in gesprek te blijven met elkaar. En te beseffen dat het meeste ongewenste gedrag onbewust plaatsvindt en elk verhaal twee kanten kent.

Dus voor nu even terugkijken en dan vooruit!
Hele fijne feestdagen,
Annemieke Kirch

Pesten komt vaker voor dan je denkt

Pesten is toch iets voor op het schoolplein?
Toen ik als vertrouwenspersoon een melding kreeg van een leidinggevende die gepest werd door het team en ik het thuis vertelde, was de reactie van min kinderen ‘pesten is toch iets voor op het schoolplein’?
Niets is minder waar. Pesten op de werkvloer is een van de belangrijkste arbeidsrisico’s maar ook het minst belicht. Wijsheid komt in dit geval niet met de jaren want we lijken er vooral vaardiger in te worden.

Burn-out of ongewenst gedrag?

Een van de redenen dat ik vertrouwenspersoon werd, was dat ik als coach teveel mensen met een burn-out zag die ontstond door ongewenst gedrag. Had dus weinig te maken met té hard werken.
Bij leidinggevenden zie je een handelingsverlegenheid als gaat om pesten. Of ze herkennen de signalen niet, of bagatelliseren wat er gebeurt of zijn zich vaak onvoldoende bewust van hun eigen voorbeeldgedrag.

Melden is niet gemakkelijk

Wanneer iemand zich bij ons als vertrouwenspersoon meldt, is daar vaak al heel wat tijd overheen gegaan. De stap is groot om een melding te maken; bang om niet geloofd te worden, bang dat de situatie nog verder escaleert, bang om de baan te verliezen en vooral hopen dat als je je gedeisd houdt dat het wel een keer ophoudt.

Pesten komt vaker voor dan je denkt

Laten we eens beginnen met de erkenning van het probleem. Maak pesten bespreekbaar en accepteer dat ongewenst gedrag overal plaatsvindt. Echt iedereen kan slachtoffer worden.
Een op de 7 werknemers (!) geeft aan ongewenst gedrag te ervaren op het werk en het zorgt voor 4 miljoen extra verzuimdagen! Een extra reden om aandacht te schenken aan preventie.

Vertrouwen In Bedrijf heeft een training voor leidinggevenden geschreven die gaat over de 7 rollen van een leidinggevende bij (on)gewenst gedrag. Het is een deels online training met een looptijd van 3 maanden.
Meer weten? Annemieke@VertrouwenInBedrijf.nl

Het promotieteam van een vertrouwenspersoon

Lef

Ik zeg het wel vaker. Een actieve vertrouwenspersoon aanstellen, vraagt om een dosis lef van werkgevers! Een van de weinige zaken die van bovenaf geregeld moet worden, is actief beleid op een veilige werkplek.
Waarom? Omdat leidinggevenden en directie het ‘promotieteam’ van een vertrouwenspersoon zijn.
Zij moeten uitdragen dat praten met een VP mag, de vertrouwenspersoon regelmatig een podium geven en willen investeren in een veilige werkplek door bewustwordingssessies te organiseren en trainingen voor leidinggevenden in te plannen.
Want wie wil er nu praten over ongewenst gedrag met iemand die hij niet kent.

Dus heb jij:

✅ Lef om het gesprek aan te gaan met werknemers?
✅ Wil je horen of en hoe veiligheid op de werkvloer wordt ervaren
✅ En wat er speelt
✅ Kan je accepteren dat, als 1 op de 6 medewerkers aangeeft slachtoffer te zijn van ongewenst gedrag, de kans groot is dat dit ook bij jou zo is
✅ Durf je een PSA check uit te voeren en daar actief beleid op in te zetten

➙En dan weet je:

Welke stappen je nog moet zetten om het nog een beetje veiliger en socialer te maken.
We moeten niet de illusie hebben dat een werkvloer zonder ongewenst gedrag voor 100% haalbaar is. Waar gewerkt, gesport en met elkaar geleefd wordt, kunnen we nu eenmaal (onbewust) elkaars grenzen overschrijden. Mag dit benoemd worden en willen we écht horen hoe de ander ons gedrag ervaart? Als we dichter bij elkaar willen komen dan moeten we ons best bliven doen.

➙Wat levert het op?

Zakelijk gezien; eenderde (!) van verzuim is te relateren aan ongewenst gedrag. Dus dit is een simpele rekensom.
En verder; minder verloop, hogere productiviteit, betere samenwerkingen, individuele groei, minder exit kosten, meer winst, minder wervingskosten, tevreden klanten. Echt zoveel? Ja! Echt zo veel.

➙Wil je een vinkje zetten omdat de wet dit eist of wil me meer?

Voor een vinkje zijn er voldoende VP’s te vinden. Werk je met Vertrouwen In bedrijf dan kies je voor een zichtbare VP, iemand die bekend is bij medewerkers, iemand die opgeleid is, het vertrouwen verdient van medewerkers en leidinggevende, bereikbaar is tijdens vakanties. En in staat is trainingen te verzorgen voor leidinggevenden.

Een veilige werkomgeving start echt bij directie en leidinggevenden maar iedereen moet zich er verantwoordelijk voor voelen.
Meer weten over onze werkwijze, wie onze klanten zijn en over hoe je deel kan uitmaken van ons promotieteam.
Of onze training (doorlooptijd 3 maanden) ‘de 7 rollen van een leidinggevende bij (on)gewenst gedrag?

“Veiligheid mag nooit een luxe zijn”

Stuur maar een factuur(tje)

De vraag naar vertrouwenspersonen groeit maar er worden nog nauwelijks eisen gesteld aan de vertrouwenspersoon en het mag ook niet veel kosten. Onder het mom van ‘stuur maar een factuur (tje) als er wat speelt’.

Een gedragscodes opstellen lukt nog wel. Maar investeren in een veilig werkklimaat is meer dan een paar gedragscodes. Veel werkgevers hebben een vertrouwenspersoon aangesteld omdat ze denken dat het verplicht is; wat (nog) niet zo is. Er wordt een medewerkers aangesteld die de functie naast het huidige werk moet doen. En twee derde van de vertrouwenspersoon heeft geen opleiding gevolgd. Krijgen ze dan een melding, dan weten ze vaak niet hoe ze daarmee om moeten gaan.

Vorig jaar werd ik benaderd door een bedrijf met de vraag of ik voor hen gedragscodes en protocollen wilde opstellen. Verder wilde ze geen gebruik maken van mijn expertise want ze hadden al twee interne vertrouwenspersonen.
Nadat ik  voor hen de gedragscodes had opgesteld, heb ik hen dringend geadviseerd de wijze waarop ze de rol van een vertrouwenspersoon hadden ingericht aan te passen.  

Botsende belangen

De interne vertrouwenspersonen waren niet opgeleid. Daarnaast bekleden ze beiden een functie die niet verenigbaar is met de rol van een vertrouwenspersoon. Een vertrouwenspersoon moet onafhankelijk zijn van directie, en/ of bestuur en moet kunnen functioneren zonder collegiale druk. In dit specifieke geval waren de vertrouwenspersonen een MT lid en de legal councel van het bedrijf.
Hoezo botsende belangen?!

Deze week werd ik tweemaal gebeld door verschillende medewerkers van dit bedrijf over een melding. En het ging goed mis. Procedures die niet gevolgd werden. VP’s die (met de beste bedoelingen) naar aanleiding van een melding, door het ontbreken van kennis en kunde verwikkeld waren in een arbeidsconflict (wat nooit bij een VP hoort). Wilde bemiddelen in dit conflict (wat een VP nooit doet) en hun geheimhouding hadden geschonden (deze geldt ook tussen 2 VP’s).
In dit geval alleen maar verliezers want hoe zorg je nu dat het rechtgetrokken wordt. Dat de melder zich toch gehoord voelt, dat de arbeidsrelatie tussen alle partijen hersteld wordt.

Ajax

Dit situatie bij Ajax die natuurlijk uitgebreid de pers heeft gehaald, was een soortgelijk voorbeeld.
Een personeelsfunctionaris die tevens vertrouwenspersoon was. Meldingen moesten doorgegeven worden aan een commissie met hierin wederom de personeelsfunctionaris en de controller en de optie om de commissie uit te breiden met iemand van de ondernemingsraad.
Hoezo botsende belangen?

Feiten

Ruim 8 procent van het verzuim is het gevolg van (seksuele) intimidatie, pesten, discriminatie en geweld op de werkvloer; een schadepost van 1,7 miljard euro!
Hoeveel verlies wil je lijden voordat je maatregelen neemt die dit kunnen voorkomen?

Investeer

1. Zorg dat je interne VP is opgeleid;
2. Zorg dat de VP zichtbaar mag zijn (voor mij een voorwaarde als ik als externe VP gevraagd wordt);
3. Zorg dat het onderwerp leeft door iedereen hierin te betrekken;
4. Geef bewustwordingssessies (want het meeste ongewenste gedrag vind onbewust plaats);
5. Train leidinggevenden want hoe maak je (on)gewenst gedrag bespreekbaar;
6. Zet het op de agenda.

Ons aanbod

Meer weten hoe wij onze rol vervullen, hoe we meer voor je kunnen betekenen als het gaat om een veilig werkklimaat. Meer weten over ons aanbod aan workshops, trainingen voor leidinggevenden of onze training voor interne vertrouwenspersonen.
Van ons kan je meer verwachten dan alleen het sturen van een factuur als er wat speelt.

We moeten niet de illusie hebben dat we ongewenst gedrag kunnen voorkomen. We kunnen ons wel beter bewust zijn van ons eigen gedrag en nieuwsgierig zijn naar hoe de ander dit gedrag ervaart.

“Veiligheid mag nooit een luxe zijn”

Maak pesten bespreekbaar?

Wie is verantwoordelijk?

Waar komt dan de verlegenheid vandaan om dit probleem aan te pakken. Aan de ene kant omdat pesten vaak onzichtbaar is en aan de andere kant leidinggevenden weten vaak simpelweg niet hóe ze het moeten aanpakken. Er wordt vaak gedacht dat alleen de ‘pester’ en diegene die gepest wordt een rol spelen. Dit is pertinent niet waar. Het hele team speelt een belangrijke rol als er gepest wordt. En als leidinggevende speel je de belangrijkste schakel om het aan te pakken. Naast je signalerende rol, is het de taak van een leidinggevende om dit onderwerp bespreekbaar te maken en aan te geven dat het niet getolereerd wordt. Je speelt een belangrijke rol om pesten te signaleren en zal je zelf het goede voorbeeld moeten geven. En dat klinkt heel simpel, maar ongewenst gedrag en dus ook pesten gebeurt niet altijd bewust.

Maak pesten bespreekbaar in je eigen team en niet alleen op de dag tegen het pesten. Wacht niet tot er wat speelt.
En vraag je af wat gaat goed en wat kan beter.
Hebben jullie een actieve (interne) vertrouwenspersoon, staat het op onze agenda, is er een veilige plek om te mogen melden.

Ik vertel graag meer over hoe ik mijn rol invul bij mijn klanten.

Zorgplicht in coronatijd

Zorgplicht in Coronatijd

Natuurlijk heb je als werkgever zorgplicht, maar gesprekken over het belang van goede bureaustoelen, ergonomische bureaus en soms zelfs koffiegeld is niet voldoende. Er wordt té weinig gesproken over wat corona doet met kwetsbare werknemers/gezinnen waar al spanningen zijn. Noodgedwongen dichter op elkaar zitten, thuiswerken met kinderen om je heen, niet meer sporten. Het risico op spanningen en (verbaal) geweld wordt hierdoor groter. Slachtoffers zitten in een val waar ze niet uit kunnen. Het is nu eenmaal niet een gesprek dat je bij een Team meeting voert.

Door de coronamaatregelen, door toenemende stress en het sociaal isolement van een gezin nemen de risico’s op partnergeweld en/of kindermishandeling toe. Met alle gevolgen van dien. Naast de persoonlijke impact is er voor een werkgever grote kans op langdurige uitval en verzuim.
(NB De plegers kunnen zowel man als vrouw zijn maar onderzoeken laten zien dat het in de meeste gevallen om vrouwen gaat)

Oorzaken

Er zijn verschillende oorzaken voor (partner)geweld. Bijvoorbeeld een machtsverschil tussen de partners, een ongelijke man-vrouwverhouding, een relationele-  of economische afhankelijkheid of een zorgafhankelijkheid van de een naar de ander (of een combinatie daarvan). Gebrek aan weerbaarheid en sociale vaardigheden kan het risico op geweld versterken. Ook spelen bekende risicofactoren als isolement door bijvoorbeeld geldzorgen en slechte huisvesting een grote rol. Net als drank- en drugsgebruik. En laten dit nu net onderwerpen zijn waar niemand gemakkelijk een gesprek over voert. Dus het blijft vaak verborgen achter de voordeur.

Wat kan je als werkgever en vertrouwenspersoon doen?

Natuurlijk als eerste aandachtspunt is contact houden met de medewerkers en overleggen waar de risicofactoren liggen. Laat ze zelf een rol spelen in de mogelijkheden om stress te reduceren.

Verder heb ik een aantal klanten die op dit moment er bewust voor kiezen om mij een extra platform te geven. Zoals jullie wellicht weten, vind ik een hechte samenwerking met mijn klanten belangrijk. Ik besteed veel aandacht aan mijn eigen zichtbaarheid. Mooi om te zien dat een aantal klanten er bewust voor kiezen om medewerkers actief laten weten dat ze contact met me mogen opnemen als ze behoefte aan een luisterend oor.
Soms zijn het de kleine dingen die bijdragen aan veiligheid!

Meer weten over hoe ik mijn rol als vertrouwenspersoon invul en wat ik voor jullie bedrijf kan betekenen.
Voor een kop koffie vertel ik graag meer,
Annemieke Kirch
0654766729